Orçamento de software sob medida: por que três propostas para o mesmo sistema vão de R$ 38 mil a R$ 240 mil (e como comparar sem cair no mais barato)

Você mandou o mesmo briefing para três fornecedores. Voltaram três propostas: uma de R$ 38 mil em 6 semanas, outra de R$ 110 mil em 14 semanas e uma terceira de R$ 240 mil em 6 meses. O sistema descrito é o mesmo: cadastro de clientes, fluxo de pedidos, painel para o financeiro e integração com o ERP. A diferença entre a proposta mais barata e a mais cara pagaria um funcionário por quatro anos.

A reação comum é uma de duas. Ou você desconfia da mais cara e fecha com a mais barata, ou desconfia da mais barata e fecha com a do meio, porque “o meio parece seguro”. Nenhuma das duas é critério. Quem já passou por um projeto travado sabe do que estou falando: a proposta que parecia econômica virou aditivo atrás de aditivo, e o sistema entregue não era o que estava na cabeça de ninguém.

Este artigo explica por que a variação acontece e mostra como comparar orçamentos de software sob medida com uma planilha simples, para decidir por risco e não só por preço.

Por que três orçamentos para o mesmo sistema não falam do mesmo sistema

A causa quase nunca é má-fé. É interpretação. Um briefing de duas páginas deixa centenas de decisões em aberto, e cada fornecedor preenche essas lacunas com suposições próprias. Uma frase como “integração com o ERP” pode significar exportar um CSV por dia (dois dias de trabalho) ou sincronizar estoque em tempo real com tratamento de falha (4 a 6 semanas).

Em geral, a diferença vem de quatro variáveis escondidas:

1. Escopo interpretado. O fornecedor barato orçou o caminho feliz. O caro orçou permissões, exceções, relatórios e o que acontece quando um pagamento falha.
2. O que ficou de fora. Design de interface, testes automatizados, infraestrutura, migração de dados da planilha antiga, treinamento da equipe, documentação. Cada item ausente é um custo que reaparece depois, só que sem concorrência.
3. Senioridade do time. Uma hora mais barata com dev júnior pode sair mais cara no total. Um sênior resolve em 3 dias o que um júnior resolve em 10, e com menos retrabalho.
4. Modelo de risco. Preço fechado embute margem para imprevistos, normalmente entre 15% e 30%. Preço por hora parece menor no papel, mas o risco de estouro fica com você.

Não existe resposta única, mas existe conta certa. E a conta começa por colocar as propostas na mesma base.

O que cada faixa de preço costuma entregar em 2026

Para um sistema web interno de complexidade média (10 a 20 telas, 3 a 5 perfis de usuário, uma ou duas integrações), estas são as faixas que aparecem no mercado brasileiro em 2026:

O que faz o número mexer: quantidade de integrações (cada uma soma de 1 a 6 semanas), número de perfis de permissão, regras de negócio cheias de exceção, necessidade de app mobile junto e exigências de conformidade, como LGPD com auditoria de acesso.

Repare que a faixa mais cara não é automaticamente a melhor. Às vezes ela orça um sistema que você ainda não precisa. E a mais barata não é automaticamente cilada. Às vezes ela orça exatamente o que você pediu, e o problema está no que você não pediu.

Como comparar orçamentos de software: a planilha que coloca as propostas lado a lado

Monte uma planilha com uma coluna por fornecedor e as linhas abaixo. Onde a proposta não responde, escreva “não informado”. A quantidade de “não informado” em cada coluna já diz muita coisa.

1. Lista de funcionalidades incluídas, com o detalhe de cada uma. Não aceite só “módulo financeiro”.
2. Itens explicitamente fora do escopo.
3. Quem faz o design de interface e se há protótipo antes do código.
4. Integrações: quais, em que sentido os dados fluem e o que acontece quando o outro sistema cai.
5. Migração de dados existentes: incluída ou não, e a partir de qual formato.
6. Testes: quem testa e se há testes automatizados nas partes que mexem com dinheiro.
7. Infraestrutura: onde o sistema roda, em nome de quem fica a conta da nuvem e qual o custo mensal estimado.
8. Garantia: quanto tempo dura e o que conta como bug.
9. Custo mensal depois do lançamento: hospedagem, serviços de terceiros e manutenção. Para sistemas médios, conte com algo entre R$ 1.500 e R$ 8.000 por mês, dependendo do volume e do contrato de suporte.
10. Propriedade do código e acessos: repositório, domínio, banco de dados, contas de serviço.
11. Quem vai escrever o código, com nome e senioridade.
12. Forma de pagamento: atrelada a marcos entregues ou a datas no calendário.

Depois, faça a conta que quase ninguém faz: preço da proposta + custo estimado do que ficou de fora + 24 meses de custo mensal. É comum a proposta de R$ 38 mil virar R$ 95 mil quando você soma design, migração, integração de verdade e as correções que ela não cobre. E é comum a de R$ 240 mil cair para R$ 150 mil quando você corta o que não precisa na primeira versão.

O barato que sai caro aqui é o seguinte: o item que falta na proposta não desaparece. Ele volta como aditivo, quando você já está no meio do projeto e não tem mais poder de negociação.

Antes de assinar qualquer contrato, pergunta isso

A planilha mostra o que está escrito. As perguntas mostram como o fornecedor pensa. Leve estas para a próxima reunião:

• “O que vocês acham que eu não deveria construir na primeira versão?” Fornecedor que nunca corta escopo está orçando pelo tamanho do seu bolso, não pelo tamanho do problema.
• “Qual parte desse projeto vocês consideram mais arriscada?” Quem não identifica risco nenhum não entendeu o projeto.
• “Se a integração com o ERP levar o dobro do previsto, quem paga a diferença?” A resposta define o modelo de risco real, independente do que diz a proposta.
• “Posso falar com um cliente que está com vocês há mais de um ano?” Entrega é fácil de mostrar. Manutenção depois de um ano, não.
• “O que acontece se eu quiser trocar de fornecedor depois?” A resposta certa inclui código no seu repositório, documentação mínima e acessos no seu nome.

Sinais de alerta na proposta barata

• Prazo menor que 6 semanas para um sistema com integração.
• Escopo descrito em uma linha por módulo.
• Pagamento grande antecipado, sem marcos de entrega.
• Nenhuma menção a testes, garantia ou hospedagem.

Sinais de alerta na proposta cara

• Muitas horas de gestão e reunião sem entregável associado.
• Funcionalidades que você não pediu e não sabe para que servem.
• Equipe grande para um sistema pequeno. Cinco pessoas para 15 telas é custo de coordenação, não de produto.
• Ninguém consegue explicar por que cada fase custa o que custa.

Quando a proposta mais barata é a escolha certa (ou quando nenhuma delas é)

Tem situação em que a proposta de R$ 38 mil é exatamente o que você precisa: um sistema interno simples, sem integração, usado por cinco pessoas, para um processo estável há anos. Nesse caso, pagar por uma arquitetura pensada para milhares de usuários é desperdício.

E tem situação em que nenhuma das três deveria ser assinada. Se o seu processo cabe em um SaaS de R$ 300 a R$ 1.500 por mês com ajuste de configuração, o sistema sob medida vai custar de 5 a 10 vezes mais em três anos para fazer quase a mesma coisa. Software sob medida compensa quando o processo é o seu diferencial, quando nenhuma ferramenta pronta encaixa sem gambiarra ou quando o custo de licenças por usuário passa a pesar mais que o desenvolvimento.

Se as três propostas vieram muito diferentes, o problema pode estar no briefing, não nos fornecedores. Vale reescrever o documento com mais detalhe e pedir uma nova rodada. Duas semanas a mais na fase de orçamento custam muito menos que três meses de aditivo.

Como a OCA monta um orçamento de sistema sob medida

Esse é o tipo de projeto que a gente constrói. O sistema de Gestão para Imobiliárias, por exemplo, cobre a operação de locação de ponta a ponta e está em produção. Isso significa que, além de construir, a gente acompanha o que acontece com o sistema depois do lançamento, que é onde a maior parte dos orçamentos erra a conta. Os outros casos estão no portfólio de projetos da OCA.

Nossas propostas seguem a mesma lógica da planilha deste artigo: funcionalidades detalhadas, o que está fora do escopo, custo mensal estimado depois do lançamento, código e acessos no nome do cliente e o nome de quem vai escrever o código. O time é sênior e pequeno, com acesso direto a quem desenvolve. E, com frequência, a primeira recomendação que fazemos é cortar parte do escopo da versão inicial.

Se você já tem propostas na mesa e quer uma segunda leitura, ou ainda está montando o briefing, a conversa começa por aqui:

Converse com a OCA sobre o seu sistema

Se ainda não for hora de conversar com ninguém, faça isto hoje: pegue as propostas que você já recebeu e preencha a planilha de 12 linhas acima. Conte quantos “não informado” aparecem em cada coluna e mande essas lacunas de volta para cada fornecedor como perguntas por escrito. A forma como cada um responde é o dado de comparação mais confiável que você vai ter.